Suivi annuel des thèses

Pourquoi un suivi annuel ?

L’UNIL a à cœur d’assurer le bon déroulement des thèses en son sein.

Le but premier du suivi annuel des thèses est de permettre à chaque personne de s’exprimer en toute confiance.

Une thèse de doctorat est classiquement le fruit de la collaboration d'une personne expérimentée et reconnue pour sa recherche, d'une part, et, d’autre part, d'une personne en apprentissage et en perfectionnement de ses pratiques.

Aujourd’hui, ce binôme est de plus en plus fréquemment complété par un troisième cercle, celui des programmes doctoraux (voir figure ci-dessous). A un niveau élargi, on se rend compte que cette relation s’inscrit également dans le cadre de contextes disciplinaires et institutionnels, fixés par les règlements facultaires, ainsi que de contextes nationaux et culturels. Ces différents niveaux peuvent rendre parfois la formation doctorale complexe, autant pour le ou la superviseur·e que pour le ou la doctorant·e.

Modifié d'après Berthiaume et al. (2009)

La démarche de suivi annuel des thèses se fait dans une logique d'appui, de conseil, et d'écoute de ce contexte élargi d’encadrement du doctorat.

Depuis 2018, le suivi annuel des thèses est ainsi organisé et géré par le Graduate Campus, qui joue le rôle de contact institutionnel pour toutes les facultés.

Les buts de ce suivi sont également de :

Rappeler les principes édictés dans la Charte du doctorat, notamment en encourageant :
- un suivi régulier des travaux de doctorat à l’UNIL,
- une discussion constructive entre supervisé·e·s et superviseur·e·s,
- la diffusion des bonnes pratiques en matière de supervision doctorale,
Offrir à chaque situation une réponse adéquate, en collaboration avec la faculté concernée, et/ou les services centraux compétents.

La participation à ce suivi annuel est obligatoire pour les superviseur·e·s de thèse, pour chaque thèse supervisée, et est vivement recommandée pour les doctorant·e·s.

Confidentialité

Le questionnaire est accessible uniquement par login (identifiant/mot de passe UNIL) sur une plateforme sécurisée de l’UNIL.

Les réponses inscrites par un·e doctorant·e ne sont jamais transmises au superviseur·e, et inversement.

Les données ne sont pas non plus transmises à des personnes ou services autres que celles listées ci-dessous, et ne peuvent pas être utilisées dans un autre but que celui du suivi annuel des thèses.

Toutes les personnes ayant accès à la plateforme sous soumises à une charte de confidentialité qu’elles ont signée.

Confidentialité stricte (par défaut)

La réponse, ainsi que le commentaire éventuellement saisi, sont strictement confidentiels, et ne peuvent être consultés que par :

les deux membres du Graduate Campus en charge du suivi (Dr. Mélanie Bosson et Dr. Pauline Fritsch) ;
les personnes en charge du doctorat pour la faculté et le plan d’étude concerné (personnes membres du personnel administratif) ;
par deux personnes du Service des Immatriculations et Inscriptions (SII), seulement lorsqu’une mise à jour du statut ou des données administratives est nécessaire.

Confidentialité accrue

Si vous en ressentez le besoin, vous pouvez restreindre encore l’accès à votre réponse via l'option de "confidentialité accrue" en bas du questionnaire.

Dans ce cas, le contenu de la réponse est uniquement consultable par les deux membres du Graduate Campus en charge du suivi (Dr. Mélanie Bosson et Dr. Pauline Fritsch).

Si, après une première discussion avec le Graduate Campus, la résolution de la situation semble nécessiter l’implication d’un partenaire facultaire, le Graduate Campus ne pourra transmettre votre réponse à ce partenaire qu’avec votre accord explicite.

Options de réponse

Le questionnaire consiste en une seule question avec plusieurs options de réponse (question à choix multiple). Vous trouverez ci-dessous les questions et les options de réponses pour les superviseur·e·s et pour les doctorant·e·s.

Veuillez noter que sur la plateforme en ligne, des infos bulles complètent chaque réponse pour clarifier l’action qu’entraine une réponse.

Superviseur·e	Doctorant·e
Quel est votre ressenti quant à cette thèse de doctorat ?	Quel est votre ressenti quant au déroulement de votre thèse ?
A. Je ne peux pas évaluer la supervision de cette thèse, en bien ou en mal, car celle-ci vient de commencer.	A. Je ne peux pas donner mon ressenti, en bien ou en mal, car je viens de commencer ma thèse.
B. Je continue la supervision de cette thèse et je suis satisfait·e.	B. Je continue ma thèse et je suis satisfait·e.
C. Je continue la supervision de cette thèse sans être pleinement satisfait·e, mais la situation est gérable sans aide de tiers.	C. Je continue ma thèse sans être pleinement satisfait·e, mais la situation est gérable sans aide de tiers.
D. Je ne suis pas satisfait·e de la progression de cette thèse, et souhaite obtenir des conseils pour améliorer la situation.	D. Je ne suis pas satisfait·e des conditions actuelles autour de ma thèse, et souhaite obtenir des conseils pour améliorer la situation.
E. Je songe à renoncer à mon rôle de supervision envers cette personne, ou ressens de gros doutes quant à l'achèvement de cette thèse.	E. Je songe à arrêter ma thèse, ou ressens de gros doutes quant à son achèvement.
F. Je ne peux pas évaluer cette thèse, car aucun contact récent n’a eu lieu avec le ou la doctorant·e.	F. Je ne peux pas donner mon ressenti, car aucun contact récent n’a eu lieu avec mon/ma superviseur·e.
G. Cette thèse n’est plus en cours (abandon, interruption, ou changement de carrière du doctorant ou de la doctorante).	G. Ma thèse n’est plus en cours (abandon, interruption, ou opportunité professionnelle).
H. Cette thèse est supervisée par une autre personne (indiquer le nom en commentaire).	H. Ma thèse est supervisée par une autre personne (indiquer le nom en commentaire).
I. Cette thèse est académiquement terminée (soutenance privée ou publique passée avec succès).	I. Ma thèse est académiquement terminée (soutenance privée ou publique passée avec succès).

Traitement des réponses

Voir la numérotation des réponses dans le tableau ci-dessus.

A moins que vous indiquiez en commentaire vouloir obtenir un rendez-vous ou un conseil, les réponses A, B, C et I n'entrainent aucune action de la part du Graduate Campus ni des responsables facultaires ni du Service des Inscriptions et Immatriculations (SII).

Les réponses D et E invitent de facto le Graduate Campus, ou la faculté concernée (sauf en cas de confidentialité accrue), à vous contacter pour vous proposer un entretien.

Le but de ces entretiens étant, en premier lieu, de vous écouter, ainsi que de vous conseiller et de vous aider à évaluer votre situation. En fonction de vos besoins et de votre situation, le Graduate Campus pourra vous proposer un suivi plus régulier pour vous accompagner dans vos démarches. De commun accord avec vous, d'autres services partenaires pourront également être mis à contribution, dans le but de vous apporter toute l'aide disponible.

Pour la réponse F, en fonction du temps écoulé depuis votre dernier contact, ou suivant le contenu de votre commentaire, le Graduate Campus ou les responsables facultaires pourraient vous contacter.

Pour les réponses G et H, il se peut que soit le Graduate Campus, soit la faculté concernée, soit le SII contacte directement le ou la doctorant·e pour confirmer les informations administratives à mettre à jour dans la base de données.

En cas de doutes ou d’évolution de la situation, et ce à n’importe quel moment de l’année, le Graduate Campus, se tient à votre disposition pour vous écouter et vous conseiller : graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.

Utilisation, stockage, conservation des données

En complément aux règles de confidentialité décrites ci-dessus, les données collectées lors de cette enquête annuelle ne peuvent pas être utilisées pour un autre usage que celui du suivi annuel des thèses.

Les données sont stockées sur des serveurs informatiques gérés et hébergés par l'UNIL, selon les standards de sécurité professionnels.

Les données du questionnaire, qu’elles aient été collectées auprès d’un·e doctorant·e ou d'un·e superviseur·e, sont conservées pendant la durée de la thèse. Elles sont ensuite archivées.

FAQ

Afficher tout Masquer tout

Est-ce qu’un membre du corps professoral a accès aux réponses ?

Non, seules des personnes du Personnel Administratif et Technique (PAT) ont accès aux réponses. Aucun·e professeur·e, ni membre d’un décanat ni membre du rectorat, n’a accès aux réponses.

Lorsque la situation le nécessite, ces personnes membres du PAT en charge du suivi dans les facultés ont l’autorisation de discuter de manière confidentielle d'une réponse avec le vice-doyen ou la vice-doyenne ou le directeur ou la directrice de l’école doctorale, et ce uniquement dans le but d’aider à la résolution de la situation. Ce cas de figure serait donc pour les réponses D et E, ou si le commentaire saisi suggère qu’une intervention est nécessaire, et si la confidentialité accrue n’est pas activée.

Dans tous les cas, les données saisies par un·e doctorant·e ne peuvent pas être communiquées à son/sa superviseur·e, et inversement.

Pourquoi est-ce le Graduate Campus qui s’occupe du suivi annuel et pas mon école doctorale ou ma faculté ? C’est quoi le Graduate Campus ?

L'équipe du Campus Graduate apporte un soutien direct et indirect à tou·te·s les doctorant·e·s et tou·te·s les postdoctorant·e·s de l'Université de Lausanne. Centre d'expertise sur le doctorat, le Campus Graduate joue le rôle de contact institutionnel pour toutes les facultés, faisant le lien entre la Direction et les écoles doctorales au sein des facultés.

Chaque faculté ayant son (ou ses) propre règlement de doctorat, seul le Graduate Campus a une vision globale et peut assurer un suivi homogène au niveau de l’Université.

Ce suivi annuel des thèses est donc complémentaire et indépendant de ce que votre école doctorale ou votre faculté vous demande.

Pour plus d’information sur les autres activités du Graduate Campus, nous vous invitons à explorer notre site web. Vous pourriez être intéressé·e par toutes les informations sur le doctorat, ou par notre offre d’atelier, ou par nos conseils et ressources sur la carrière.

Que se passe-t-il si je sélectionne (superviseur·e) « Je songe à renoncer à mon rôle de supervision... » ou (doctorant·e) « Je songe à arrêter ma thèse... » ?

Tout d’abord, veuillez noter que cliquer sur cette réponse n’aura pas de conséquence immédiate : vous resterez superviseur·e ou doctorant·e tant qu’une décision officielle n’aura pas été validée par le Décanat de la faculté concernée.

La seule conséquence immédiate sera que le Graduate Campus, ou la faculté concernée (sauf en cas de confidentialité accrue), vous contactera pour vous proposer un entretien dans les meilleurs délais.

Le but de cet entretien sera, en premier lieu, de vous écouter, ainsi que de vous conseiller et de vous aider à évaluer la situation. Le Graduate Campus discutera avec vous des options possibles.

Suivant la situation, le Graduate Campus pourra vous orienter vers d’autres services compétents tels que le Bureau de conseil et médiation, le service RH, le Bureau de l’égalité, ou vous aider à solliciter une aide auprès de votre école doctorale ou de votre faculté.

Si un arrêt ou un changement de supervision est souhaité de la part d’un ou de l’autre parti, le Graduate Campus pourra vous conseiller et vous accompagner dans ces démarches. Un changement de supervision n'est pas une procédure aisée, mais elle n'est toutefois pas impossible, si elle est effectuée avec le bon accompagnement.

Depuis ma dernière réponse au suivi annuel des thèses, ma situation a changé et j’aimerais avoir vos conseils, puis-je vous contacter ?

Oui, le Graduate Campus est disponible toute l’année pour vous. Vous pouvez nous contacter directement par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.

Après le dernier suivi des thèses, je n’ai pas été contacté par le Graduate Campus alors que j’aurais souhaité avoir une entrevue, que puis-je faire ?

Nous sommes désolés si nous avons mal compris votre réponse.

Si vous le souhaitez toujours, vous pouvez volontiers nous contacter directement par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.

Autrement, en fonction de votre situation et du temps qu’il reste jusqu’au prochain suivi des thèses (chaque année en mai-juin), peut-être pourriez-vous attendre le prochain questionnaire.

Si vous souhaitez nous rencontrer, mais n’osez pas sélectionner la réponse D ou E, ou si vous avez un doute, essayez de saisir un commentaire explicite, ou ne pas hésiter à nous contacter directement par email ou par téléphone.

Tout va bien dans ma thèse, dois-je quand même remplir le questionnaire ?

Oui, nous vous encourageons vivement à remplir le questionnaire, nous serons heureux de savoir que tout se passe bien pour vous !

De plus, dans le système actuel, lorsque vous ne remplissez pas le questionnaire, le Graduate Campus reçoit alors une alerte et pourra décider de vous contacter pour vérifier votre statut.

Je suis en Lettres et j’ai déjà rempli mon « Rapport de suivi de la thèse » avec mon superviseur·e, dois-je quand même répondre à ce questionnaire ?

Oui, ce suivi annuel des thèses est organisé de manière centrale pour toute l’Université et de manière indépendante des facultés.

Chaque faculté ayant son (ou ses) propre règlement de doctorat, seul le Graduate Campus a une vision globale et peut assurer un suivi homogène au niveau de l’Université.

Ce suivi annuel des thèses est donc complémentaire et indépendant du « Rapport de suivi de la thèse » que la Faculté des Lettres vous demande d’effectuer.

Je suis en FBM, HEC, à l’IDHEAP, en ESC, ou en FGSE, et j’ai récemment passé mon examen de mi-thèse ou mon comité de suivi de thèse, dois-je quand même répondre à ce questionnaire ?

Oui, ce suivi annuel des thèses est organisé de manière centrale pour toute l’Université et de manière indépendante des facultés.

Chaque faculté ayant son (ou ses) propre règlement de doctorat, seul le Graduate Campus a une vision globale et peut assurer un suivi homogène au niveau de l’Université.

Ce suivi annuel des thèses est donc complémentaire et indépendant de l’examen de mi-thèse, ou du comité de suivi de thèse, que votre faculté ou votre école doctorale vous demande d’effectuer.

Je supervise des doctorant·e·s en MD, ou je suis doctorant·e MD, suis-je concerné·e par ce suivi des thèses ?

Oui, le suivi annuel des thèses concerne toutes les thèses de doctorat à l’UNIL, MD ou PhD sans distinction.

Pourquoi ai-je reçu ce questionnaire alors que (superviseur·e) mon ou ma doctorant·e a fini, ou (doctorant·e) que j’ai fini ma thèse ?

Ce questionnaire est envoyé tant que le ou la doctorant·e est immatriculé-e à l’Université.

Même après avoir passé la soutenance publique, les doctorant·e·s restent immatriculé·e·s jusqu’au dépôt de leur thèse à la BCU.

Nous rappelons que le dépôt du manuscrit à la BCU est obligatoire pour que le diplôme (le grade) soit délivré, et que le paiement des taxes d’inscription est dû jusque-là.

Pourquoi je n’arrive pas à me connecter à la plateforme et reçois un message d’erreur 403 ?

Vous recevez ce message d’erreur d’identification sûrement car vous êtes basé au CHUV, ou à l’Hôpital Ophtalmique, ou à Unisanté, ou dans une HES-SO, ou dans une autre institution partenaire.

Bien que vous ayez le double statut d’être membre de l’UNIL et membre de cette institution partenaire, le système informatique actuel ne nous permet pas de reconnaître vos identifiants de votre institution partenaire.

Nous sommes conscients de la gêne occasionnée et soyez assuré que nous travaillons à une solution future. En attendant, nous vous remercions de suivre les instructions détaillées sur la page d’erreur pour vous reconnecter en tant que « Membre de l’UNIL ».

Merci de votre compréhension.

Si après plusieurs tentatives vous n’arrivez pas à vous connecter, n’hésitez pas à nous contacter par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.

J’ai encore des questions ou des doutes, puis-je vous contacter ?

Oui, le Graduate Campus est disponible toute l’année pour vous.

Vous pouvez nous contacter directement par email graduatecampus@unil.ch ou par téléphone : 021 692 21 29.

Suivez nous:

Contact

Pour toute question relative au suivi annuel des thèses, merci de contacter:

Dr. Pauline Fritsch

pauline.fritsch@unil.ch
+41 21 692 21 29

Déroulement du suivi

Le lien d'accès parviendra à chaque personne concernée (doctorant·e et superviseur·e) par email (sur leur email @unil.ch) le jour du lancement, accompagné des instructions.

Le prochain suivi démarrera le 17 avril 2023.

Chaque réponse fera l'objet d'une confirmation par email.