Vademecum à l'attention des doctorant·e·s de la FGSE

Adaptation transitoire pour les colloques et soutenances publiques de thèses (état au 14 juin 2020)

Les colloques privés continuent d’avoir lieu autant que faire se peut en vidéoconférence. S’ils interviennent en présentiel parce que souhaité par les participants ou nécessité par des raisons techniques, les règles édictées par l’OFSP continuent de s’appliquer dans les locaux utilisés à l’UNIL.

A l’issue du colloque privé, et en fonction du résultat, le jury et le candidat proposent une date au minimum trois semaines après la date du colloque privé, selon la pratique habituelle.

Les soutenances publiques en présentiel complet (jury, candidat·e· et public) sont interdites jusqu’au 31 août par la Direction de l’UNIL.

Si par souhait ou pour des raisons techniques, le jury et le candidat·e sont présents sur le campus lors de la soutenance, cela intervient sans public et dans le respect des règles OFSP appliquées dans les locaux de l’UNIL, après discussion avec le Vice-doyen Recherche.

La présentation est limitée à une durée de 15-30 minutes et le candidat répond ensuite à des questions du jury pouvant aussi avoir trait à la communication scientifique, la transmission de la science au grand public (médiation scientifique) dans le domaine de sa thèse.

La soutenance publique en présentiel partiel est alors effectuée devant caméra vidéo et retransmise par des moyens numériques vers le public (transmission du lien zoom/Webex au public par exemple).

Lorsque la soutenance publique intervient entièrement par vidéoconférence (jury, candidat, public), elle a lieu dans les mêmes conditions de durée et d’échange avec le jury qu’en présentiel partiel.

Le secrétariat des doctorants se tient à votre disposition en cas de questions et pour l’organisation concrète liée aux procédures mentionnées ci-dessus. S’adresser pour ce faire à Mme Joëlle Richard.

Nous rappelons qu’il s’agit de mesures transitoires, susceptibles de modifications dans des délais assez courts. Nous essayons de préserver au maximum dans ce contexte les intérêts des candidat·e·s et des jurys.

Démarches liées à l’impression de la thèse

Pour les doctorants qui ont pu imprimer leur thèse en 3 exemplaires : Ils peuvent les envoyer par poste avec l’Avis de dépôt de thèse, rempli et signé à l’adresse du service des thèses. ​

​​Pour les doctorants qui ne peuvent imprimer en ce moment leurs exemplaires de thèse : selon les nouvelles directives de l’UNIL, ils envoient à l’adresse mail du service des thèses en fichiers PDF :

  1. leur thèse avec imprimatur,
  2. l’avis de dépôt de thèse rempli : en lieu et place de la signature, ils indiquent leurs initiales à côté de la date.

Lors de la réouverture de l’UNIL, ils seront tenus de déposer les trois exemplaires papier à la BCU.

Futur·e·s doctorant·e·s - Démarches initiales

1. Vérifiez que vous êtes porteur d’un titre vous permettant d’accéder à des études doctorales à l’UNIL

2. Identifiez une directrice ou un directeur de thèse qui accepte de suivre votre travail au sein de la faculté

Liste exhaustive des chercheuses et chercheurs par thèmes de recherche :

3. Dès qu’un·e enseignant·e accepte de diriger votre thèse, annoncez-vous sans délai au Service des immatriculations et inscriptions (SII), immatriculez-vous (voir Annexe I du Règlement) et annoncez que vous avez effectué cette démarche à l’adresse mail : phd-gse@unil.ch

4. Obtenez du SII le formulaire « Attestation de thèse (PhD form) » et envoyez-le ou apportez en deux exemplaires dûment remplis et signés (futur·e doctorant·e + direction de thèse) à l’adresse :

Joëlle Richard
UNIL, Décanat FGSE
Secrétariat des doctorants (SD)
Bâtiment Géopolis, bureau 4611
1015 Lausanne, Suisse

Attention : le champ section/branche/orientation du formulaire ne peut contenir qu’une des quatre mentions suivantes : géographie, sciences de la Terre, sciences de l’environnement, études du tourisme.

5. Une fois votre attestation de thèse validée par le Vice-doyen à la recherche, vous recevrez par mail du Secrétariat des doctorants (SD) le formulaire « Code de déontologie ». Signez-le et renvoyez-le au SD.

Doctorant·e·s - En cours de thèse

6. Conformez-vous aux directives FGSE sur la sécurité et les mesures de protection pour le travail de terrain et les déplacements à l’étranger (voir les documents ci-joints sous Directives du Décanat)

7. A l’issue du colloque de suivi de thèse de la première année, rédigez votre rapport de suivi de thèse. Celui-ci doit ensuite être complété, signé et renvoyé au SD par votre directeur·trice de thèse. Veillez ensuite, avec votre directeur de thèse, à ce que votre comité de suivi puisse se réunir au minimum une fois par an durant toute la durée de la thèse.

8. Chaque fin de printemps, vous recevrez un questionnaire du Graduate campus sur la situation de votre thèse. Votre direction de thèse reçoit également un formulaire à remplir. Cette « enquête » est purement informative et reste confidentielle.

9. Informez-vous auprès de votre direction de thèse des modalités du colloque privé (composition du jury, calendrier, déroulement, critères d’évaluation, etc.) et coordonnez avec celle-ci les démarches). N’hésitez pas à demander au besoin un complément d’informations auprès du SD.

Au minimum six semaines avant votre colloque privé

10. Déposez au SD un exemplaire imprimé de la thèse (voir Annexe II du Règlement) avec :

  • sa copie électronique
  • une lettre signée par votre directrice ou directeur de thèse (avec la composition du jury et ses coordonnées, courriels inclus, plus la date et l’heure du colloque)
  • un CV complet
  • une liste des publications
  • un résumé d’une page en français et un résumé d’une page en anglais de votre thèse et un résumé en français de taille équivalente destiné au grand public
  • une image libre de droit (photo, infographie ou portrait) en lien avec la thèse

Vous n’avez pas besoin de réserver une salle pour le colloque ou la soutenance, le SD s’en charge.

11. Informez-vous auprès de la direction de la thèse des modalités de la soutenance publique (calendrier composition du jury, déroulement, critères d’évaluation, etc.) et coordonnez avec celle-ci les démarches

Entre le colloque privés et la soutenance publique

12. Effectuez les éventuelles corrections demandées par le jury de thèse dans un délai maximum de trois mois (au moins une semaine avant la date de la soutenance si celle-ci a été fixée à la fin du colloque privé) et faites parvenir au SD une nouvelle copie manuscrite de la thèse visée par votre directeur·trice de thèse ou par la personne désignée par le jury pour valider la version révisée. Vérifiez que les exigences formelles de présentation du manuscrit sont parfaitement remplies (cf. Annexes du Règlement de doctorat de la FGSE).

Après la soutenance publique - Obtenir votre grade

13. Apportez votre imprimatur le plus rapidement possible à la Bibliothèque cantonale et universitaire (BCU) - au plus tard six mois après la soutenance - et effectuez le dépôt requis des différents exemplaires finaux de la thèse selon les directives de l’Annexe III du Règlement de doctorat de la FGSE.

14. Imprimez trois copies de l’avis de dépôt de thèse téléchargeable ci-contre et renvoyez au SD un exemplaire dûment complété et validé par le tampon officiel de la BCU.

15. Payez la taxe d’inscription à votre soutenance (500.- CHF) au moyen de la facture qui vous a été remise à l'issue de celle-ci.

16. Une fois ces démarches effectuées, vous recevez un lien par email vous permettant de commander votre grade en ligne. Notifiez le SD par email une fois cette dernière étape effectuée pour garantir le suivi de la commande.

Suivez nous:  

Ceci est un résumé des étapes principales. Seul le règlement en vigueur et ses annexes fait foi en cas de question ou de litige.

 

En cas de question :

Secrétariat des doctorants (SD)
Joëlle Richard
Géopolis - bureau 4611
CH-1015 Lausanne

Tél: +41 (0)21 692 62 93
joelle.richard@unil.ch

Absente le vendredi

Dépôt de thèse ou information personnalisée sur rendez-vous

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